Spanisches Meldegesetz: Gästeregistrierung und Reiseregister

Das spanisches Meldegesetz verpflichtet alle Gastgeber zur Anmeldung von Reisenden bei der nationalen Polizei. Dazu ist eine Gästeregistrierung im Reiseregister notwendig. Als Gastgeber einer Touristenunterkunft in Spanien sind Sie verpflichtet, Reisende bei der Nationalen Polizei oder einer entsprechenden Sicherheitseinrichtung zu melden. Überrascht? Ein entsprechendes Gesetz aus dem Jahr 2015 ist nach wie vor gültig. Neu ist, wo die Registrierung nun organisiert ist. Seit dem 1.1.2023 ist die Anmeldung nun über die Plattform des Innenministeriums SES Hospedajes notwendig.

Viele Vermieter sind sich dieser Vorschrift nicht bewusst oder haben es aufgrund geringer Kontrolle seitens der Behörden schlichtweg ignoriert. Nun stellen sie überrascht fest, dass sie sich selbst um das Verfahren kümmern müssen.

Als ein Bestandteill des Leitfadens habe ich die wesentlichen Informationen auf dieser Seite zusammengestellt, damit Sie wissen, wie die polizeiliche Gästemeldung bisher funktioniert und sie zukünftig organisiert wird.

Was ist die Reisende Registrierung?

Die Registrierung von Reisenden ist ein obligatorisches Verfahren, das von allen Beherbergungsbetrieben in Spanien jedes Mal durchgeführt werden muss, wenn ein Gast ihre Räumlichkeiten betritt oder verlässt. Zweck des Gästeregisters (span. registro de viajeros) ist es, den staatlichen Sicherheitskräften und -korps (in diesem Fall der Nationalpolizei) eine Liste der Personen zur Verfügung zu stellen, die sich in den Beherbergungsbetrieben in Spanien aufhalten, was von der Verwaltung mit der „Gewährleistung der öffentlichen Sicherheit“ begründet wird.

Der wichtigste Teil des polizeilichen Reiseregisters ist zweifellos der so genannte “Reisenden Bericht” (span. parte de viajeros), ein Formular, das beim Check-in mit den Identifikationsdaten von Gästen über 14 Jahren ausgefüllt, unterschrieben und innerhalb von 24 Stunden an die Behörden übermittelt werden muss.

Alle Reiseberichte müssen mindestens drei Jahre lang ordnungsgemäß im Reisetagebuch aufbewahrt werden, das entweder physisch oder digital sein kann und mindestens 100 und höchstens 500 Blatt Papier umfassen muss.

Wo muss ich als Gastgeber einer Unterkunft Reisende anmelden?

In der Regel melden Sie die Gäste bei der Polizei oder der Guardia Civil an. Es gibt jedoch Ausnahmen, in denen Sie sich über andere Strafverfolgungsbehörden anmelden müssen.

Wie melde ich mich als Gastgeber einer Unterkunft bei der Polizei / Guardia Civil an?

Gastgeber, die Reisende bei der Nationalen Polizei anmelden, müssen dies über das von den Behörden zu diesem Zweck eingerichtete Portal tun.

Das Anmeldeverfahren ist recht einfach. Wenn Sie Ihre Zugangsdaten erhalten möchten, müssen Sie bei der Polizeidienststelle in der Nähe Ihrer Ferienunterkunft anrufen und einen Termin vereinbaren, da dieses Verfahren nur persönlich durchgeführt werden kann.

Die nächstgelegene Polizeidienststelle finden Sie über diesen Link: Polizeidienststelle nach Bundesland
Am Tag des Termins müssen Sie folgende Dokumente mitbringen:

Ausweis oder Vollmacht der verantwortlichen Person (falls Sie jemanden beauftragen benötigt dieser eine Vollmacht)
Verantwortliche Erklärung über die Aufnahme der touristischen Tätigkeit
(dies ist das Dokument, das Sie nach Anmeldung einer Ferienimmobilie beim Touristenregister erhalten haben.
Ein Dokument, das die Eigentums- oder Nießbrauchsrechte an der Immobilie bescheinigt. Am besten nehmen Sie den Notarvertrag (Escritura) mit.

Wenn alles korrekt ist, wird ein Beamter Sie in der Anwendung registrieren und Ihnen Ihre Zugangsdaten geben. Ab sofort können Sie nun die Hospederías de la Policía nutzen.

Welche Daten muss ich von meinen Gästen für die Registrierung erheben?

Wenn Sie die Berichte über die Website der Polizei erstellen, müssen Sie das Portal aufrufen und auf „Direkte Erfassung von Aufzeichnungen“ klicken. Es wird ein Formular angezeigt, in das Sie die folgenden Angaben zu Ihren Gästen eintragen müssen (ein Formular pro Reisendem):

Nummer des Personalausweises
Art des Dokuments
Datum der Ausstellung
Name
Erster Nachname
Zweiter Nachname
Geschlecht
Datum der Geburt
Land der Staatsangehörigkeit
Datum Check-in

Wenn Sie die in der Liste angezeigten Informationen korrekt eingegeben haben, klicken Sie auf die Schaltfläche „Registrieren“, um den Bericht über die Reisenden zu erstellen und zu versenden. Sie erhalten eine Bestätigung und Kopie des Reisendenberichts. Diesen bewahren Sie für 3 Jahre auf.

Was passiert, wenn ich meine Gäste nicht registriere?

Wenn Sie das Gästeregister nicht oder nur unvollständig an die Polizei übermitteln, riskieren Sie eine Geldstrafe zwischen 100 € und 600 € bei einem geringfügigen Verstoß oder zwischen 601 € und 30.000 € bei einem schweren Verstoß. Neben den Bußgeldern ist es nicht ausgeschlossen, dass die Steuerbehörde ein Verfahren gegen Sie einleitet, da die Nichtmitteilung von Gästedaten typisch für illegale Beherbergung ist.

Ist es möglich, die Registrierung von Reisenden zu automatisieren?

Ja. Sie können die Daten mit Hilfe einer Software automatisiert übertragen und erhalten nach erfolgreicher Registrierung automatisch eine Bestätigung sowie eine Kopie des Reisendenberichts. Der Vorteil der automatisierten Übertragung ist es, dass Sie mit dieser auch den check-in Prozess organisieren und die Verwaltung automatisieren können.

Es bestehen folgende Optionen:

Persönliche Empfang der Gäste mit Datenerfassung:
Sie können die geforderten Daten beim Empfang erfassen. Anstelle die Daten aufzuschreiben und diese nachträglich in das Register einzupflegen, erfassen Sie diese mit Hilfe eines Smartphones, das die Daten aus dem Ausweisdokuments ausliest. Damit stellen Sie auch sicher, dass es sich um die Person handelt, die sich registriert.

Online self-check in von Gästen mit Datenerfassung:
Wesentlich komfortabler und eleganter ist das Online-Self Check in Verfahren. Bei diesem versenden Sie bereits vor Anreise (z.B. 24h vorher) einen Link zu einer Website auf der der Gast seine Daten selbst einträgt und unterschreibt.Der Gast kann den Link auch an seinen Partner/in weiterleiten, die ggf. woanders wohnt oder separat anreist und deren Kontakt Sie nicht haben. Sie erhalten den Link zum Dokument mit den Daten zurück, können es prüfen und übermitteln es nun per Klick automatisiert an die Polizeibehörde / Guardia Civil. Von dort erhalten Sie wiederum die Bestätigung und die Kopie des Reisendenregisters. So einfach kann das sein.

Wenn Sie wissen möchten, mit welcher Software Sie das realisieren können und wie Sie diese einrichten, dann kontaktieren Sie mich und nehmen meine Beratung gegen Honorar in Anspruch.

Wichtiger Hinweis!

Ab dem 2. Juni 2023 muss die Gästeregistrierung über das Portal SES Hospedaje (Beherbung) erfolgen. Ob damit die Registrierung bei der Polizei ganz entfällt ist noch nicht ganz klar. Auf dem Portal SES Hospedaje können Sie sich ebenfalls mit ihrem digitalen Zertifikat registrieren. Dort legen Sie dann alle Ihre Ferienimmobilien an. Bei jeder Buchung tragen Sie dort die Daten ein.

Auch dafür gibt es eine automatisierte Lösung die Ihnen dabei hilft. Es werden nun wesentlich mehr Daten gefordert, die Sie als Gastgeber erheben müssen. dies betrifft vor allem Daten über die Zahlung, des Vermietpreises und Bankdaten. Lesen Sie dazu mehr hier.

Auf den folgenden Seiten erfahren Sie alles Wesentliche zum Verständnis der neuen Regelung für die Vermietung einer Ferienimmobilie.